Online randevu sistemi, hastanın kliniğin web sitesinden uygun gün ve saati seçerek randevu talebi bırakmasını sağlar. Sekreter telefonda başka bir hastayla ilgilenirken ya da klinik kapalıyken gelen talepler kaybolmaz; hepsi tek listede toplanır. Bu yazıda sistemin bir diş kliniğinde nasıl çalıştığını, formda neyin sorulup neyin sorulmaması gerektiğini ve kişisel veri tarafında dikkat edilecekleri anlatıyoruz.
Bir randevu talebi nasıl ilerler?
- Hasta siteye girer, hekimi ya da işlem türünü seçer.
- Uygun günleri ve saatleri görür, birini işaretler.
- Adını ve telefonunu yazar, talebi gönderir.
- Talep klinikteki listeye düşer.
- Sekreter talebi onaylar ya da hastayı arayarak başka bir saat önerir.
Randevunun otomatik kesinleşmesi mi, yoksa kliniğin onayından mı geçmesi gerektiği size bağlıdır. İşlem süreleri birbirinden çok farklı olan kliniklerde onaylı düzen daha güvenlidir: on beş dakikalık bir kontrol ile bir saatlik bir işlem aynı boşluğa sığmaz.
Klinikte neyi değiştirir?
Telefonun sürekli çaldığı bir sekreterlikte randevu defteri en çok hata yapılan yerdir: aynı saate iki hasta yazılır, iptal edilen randevunun yeri boş kalır. Talepler tek listede toplandığında kimin hangi gün, hangi hekime geleceği herkesin önünde durur. Hasta da mesai bitiminde, akşam evden randevu isteyebilir; ertesi sabah sekreter listeyi açtığında talep oradadır.
Formda ne sorulmalı, ne sorulmamalı?
Randevu için gereken bilgi azdır: ad, telefon, tercih edilen gün ve saat, varsa hekim tercihi. Şikâyetin kısa bir tarifi yardımcı olur, ama zorunlu olmamalıdır. Hastalık geçmişi, kullanılan ilaçlar ya da kimlik numarası gibi bilgiler randevu formunda istenmez; bunlar muayenede, hekimin kendisi tarafından alınır. Form uzadıkça doldurulmadan bırakılır, istenen bilgi arttıkça kliniğin sorumluluğu da artar.
Kişisel veri tarafında nelere dikkat edilir?
Sağlıkla ilgili bilgiler özel nitelikli kişisel veridir. Randevu formunun yanında, hangi bilginin ne amaçla alındığını anlatan bir aydınlatma metni bulunmalıdır. Formdan gelen bilgiler şifreli bağlantı üzerinden iletilmeli, yalnızca yetkili kişilerin girebildiği bir ekranda görülmelidir. Talepleri ortak kullanılan bir e-posta kutusuna düşürmek yerine girişli bir panelde toplamak bu yüzden daha doğrudur.
Sitede randevu dışında neler bulunmalı?
- Hekimlerin adı, uzmanlık alanı ve çalışma günleri
- Yapılan işlemlerin sade bir dille anlatımı
- Adres, harita, otopark ve toplu taşıma bilgisi
- Çalışma saatleri ve acil durumda aranacak numara
Sağlık alanında tanıtım kurallara bağlıdır. Sitedeki metinlerin bilgilendirme sınırında kalması, abartılı vaat ve karşılaştırma içermemesi gerekir.
Hatırlatma ve gelmeyen hasta
Gelmeyen hasta, kliniğin o saatini boşa çıkarır. Randevudan bir gün önce hastaya hatırlatma yapılması gelmeme oranını düşürür; hasta gelemeyecekse haber verir, boşalan saate başka bir hasta alınır. Hatırlatmanın telefonla mı, mesajla mı yapılacağı kliniğin düzenine göre belirlenir.
Sık sorulan sorular
Online randevu telefonla randevunun yerini alır mı?
Almaz, yanına eklenir. Telefonla arayan hasta yine aranır; sistem, arayamayan ya da mesai dışında karar veren hastanın talebini yakalar.
Birden fazla hekim için ayrı takvim tutulabilir mi?
Evet. Her hekimin çalışma günleri ve saatleri ayrı tanımlanır; hasta hekim seçerek o hekimin uygun saatlerini görür.
Hazır bir randevu programı mı, kliniğe özel yazılım mı?
Tek hekimli bir muayenehane için sade bir randevu formu çoğu zaman yeterlidir. Birden fazla hekim, farklı işlem süreleri ve şube varsa kliniğin kendi düzenine göre hazırlanmış bir yazılım daha az elle iş bırakır.
Kliniğinizin sitesi için web tasarım, randevu düzeninize göre hazırlanacak sistem için yazılım ve entegrasyon sayfalarımıza bakabilirsiniz.