Randevu takibi, bir kuaför ya da güzellik salonunda hangi müşterinin hangi gün, hangi saatte, hangi çalışana geleceğinin kaydını tutmaktır. Çoğu salonda bu kayıt bir defterde ve salon sahibinin telefonundaki mesajlarda durur. Defter tek kişinin elinde olduğunda işler yürür; salon büyüdüğünde, ikinci ve üçüncü koltuk dolduğunda aynı defter karışıklığın kaynağı olur.
Defterle yürüyen bir cumartesi
Sabah dokuzda telefon çalar, bir müşteri saç boyası için öğleden sonrayı ister. Salon sahibi o sırada bir müşterinin saçını kesmektedir; “üçte gelin” der, deftere yazmayı işi bitince hatırlar. Bu arada bir başka müşteri mesaj atmış, çalışanlardan biri de kendi müşterisine aynı saati vermiştir. Saat üçte iki müşteri aynı koltuk için kapıdadır. Kimse kötü niyetli değildir; yalnızca randevu üç ayrı yerde tutulmuştur.
Aynı gün, tek takvimle
Randevular tek bir takvimde tutulduğunda dolu saat herkesin ekranında dolu görünür. Müşteri isterse sitenizden kendi randevu talebini bırakır: işlemi ve çalışanı seçer, boş saatlerden birini işaretler. Telefonla arayan müşteri için de aynı takvime bakılır. Çalışan kendi gününü telefonundan görür; kimin, hangi işlem için geleceğini sabahtan bilir.
İyi bir randevu düzeninde neler bulunur?
- İşlem süreleri: Saç kesimi ile boya aynı süreyi almaz. Her işlemin süresi tanımlıysa takvim boşlukları doğru hesaplar.
- Çalışan bazında takvim: Her çalışanın izin günü ve mesaisi ayrıdır.
- Müşteri geçmişi: Müşterinin en son ne zaman geldiği ve hangi işlemi yaptırdığı görülür.
- Not alanı: Kullanılan boya numarası, müşterinin tercihi ya da hassasiyeti bir sonraki gelişte işe yarar.
- Hatırlatma: Randevudan önce müşteriye haber verilmesi, boş geçen saatleri azaltır.
Müşteri geçmişi neden bu kadar işe yarar?
Düzenli müşteri, salonun en değerli müşterisidir. Altı haftada bir boyaya gelen müşterinin son geliş tarihini bilirseniz zamanı yaklaştığında haber verebilirsiniz. Hangi rengin, hangi oranla kullanıldığının notu varsa müşteri aynı sonucu ikinci kez tarif etmek zorunda kalmaz; çalışan değişse bile hizmet aynı kalır.
Web sitesi randevunun neresinde?
Salonu arayan müşteri önce internete bakar: nerede olduğunuza, hangi işlemleri yaptığınıza, çalışma saatlerinize. Bu bilgilerin yanında bir randevu talep formu ya da doğrudan WhatsApp bağlantısı varsa müşteri aynı dakikada size ulaşır. Sitede şunların bulunması yeterlidir: hizmet listesi, çalışma saatleri, adres ve harita, salonun güncel fotoğrafları, randevu bağlantısı.
Geçişi kolaylaştıran üç adım
- İşlem listesini çıkarın. Yaptığınız her işlemi ve ortalama süresini yazın.
- Bir hafta iki düzeni birlikte kullanın. Defteri bir anda bırakmayın; yeni takvime alışana kadar ikisini de tutun.
- Düzenli müşterilerinizi önce kaydedin. En sık gelen müşterilerin bilgisi girildiğinde sistem ilk günden işe yarar.
Sık sorulan sorular
Müşteri randevusunu kendisi iptal edebilir mi?
Düzen buna göre kurulabilir. İptalin size önceden ulaşması, boşalan saate başka bir müşteri alabilmeniz için önemlidir.
Tek koltuklu bir salon için de gerekli mi?
Tek kişi çalışıyorsanız telefonunuzdaki takvim çoğu zaman yeterlidir. İkinci çalışan geldiğinde ya da gün içinde telefona bakamayacak kadar yoğunlaştığınızda ortak bir takvim fark yaratır.
Salonunuzun sitesi için hazır sitelerimize, randevu düzeninize göre hazırlanacak takip sistemi için sektörel çözümler sayfamıza bakabilirsiniz.