Mali müşavirlik ofisi web sitesi, ofisin verdiği hizmetleri ve iletişim bilgilerini düzenli biçimde sunar. Yeni bir işletme sahibi muhasebeci ararken önce internete bakar; bulduğu ofisin adresi, telefonu ve hangi işlere baktığı açıkça yazıyorsa aramak için bir nedeni olur. Sitenin yanında ofisin kendi alan adıyla açılmış e-posta adresleri de, her gün belge alıp gönderen bir meslek için en az site kadar önemlidir.
Sitede neler bulunmalı?
- Hizmetler: Defter tutma, bordro, şirket kuruluşu, beyanname işlemleri, danışmanlık.
- Ofis bilgileri: Adres, harita, telefon, çalışma saatleri.
- Ekip: Mali müşavirin adı, unvanı ve bağlı olduğu oda.
- Bilgilendirme yazıları: Beyan dönemleri, yeni düzenlemeler, sık sorulan konular.
- İletişim formu: Görüşme talebi için kısa bir form.
Meslek kuralları reklam sayılabilecek ifadelere izin vermez. Sitenin dili tanıtıcı ve bilgilendirici olmalı; övgü, karşılaştırma ve ücret vaadi içermemelidir.
Yeni işletme sahibinin soruları
Şirket kurmak isteyen biri sitenize şu sorularla gelir: Şahıs şirketi mi kurmalıyım, limited mi? Kuruluş için hangi belgeler gerekir? Ne kadar sürer? Bu sorulara kısa ve genel yanıtlar veren sayfalar, ziyaretçinin sizi aramadan önce hazırlık yapmasını sağlar. İlk görüşmeye belgeleriyle gelen bir müşteri, sizin de zamanınızı kısaltır.
Beyan takvimi ve duyurular
Mali müşavirlik ofisinin müşterisine en sık söylediği şey tarihlerdir: beyannamenin son günü, ödeme tarihi, belge teslim süresi. Sitede güncel tutulan bir duyuru bölümü, aynı bilgiyi yirmi müşteriye ayrı ayrı anlatma yükünü hafifletir. Yeni bir düzenleme çıktığında kısa bir yazı yayınlayıp bağlantısını müşterilerinize göndermeniz yeterlidir.
Kurumsal e-posta neden bu kadar önemli?
Bir mali müşavirlik ofisi gün boyunca fatura, bordro, beyanname ve sözleşme alıp gönderir. Bu yazışmaların ücretsiz bir e-posta hizmetinin kişisel adresinden yapılması üç soruna yol açar:
- Güven: Müşteri, mali belgelerini gönderdiği adresin gerçekten ofise ait olduğundan emin olmak ister. Ofisin alan adını taşıyan bir adres bunu ilk bakışta gösterir.
- Süreklilik: Çalışan işten ayrıldığında kişisel adresindeki yazışmalar onunla birlikte gider. Kurumsal adres ofiste kalır; yeni çalışana devredilir.
- Düzen: Bordro soruları bir adrese, fatura gönderimleri başka bir adrese yönlendirilebilir. Kim neye bakıyor, bellidir.
Hangi adresler açılmalı?
Küçük bir ofis için şu düzen yeterlidir: her çalışan için adıyla bir adres, genel başvurular için “bilgi” adresi, müşterilerin belge göndereceği bir “evrak” ya da “muhasebe” adresi. Ortak adreslere birden fazla kişinin erişmesi, biri izindeyken gelen belgenin beklememesini sağlar.
E-postanın gereksiz klasörüne düşmemesi
Müşteriye gönderdiğiniz beyanname tahakkukunun gereksiz klasörüne düşmesi küçük bir ayrıntı gibi görünür, ama ödeme tarihinin kaçmasına neden olabilir. Alan adınızın e-posta doğrulama kayıtlarının doğru kurulmuş olması, gönderdiğiniz iletilerin karşı tarafta gelen kutusuna ulaşma olasılığını artırır. Bu ayar bir kez yapılır ve sizin bir şey yapmanızı gerektirmez; e-posta hizmetini kuran taraf üstlenir.
Belge paylaşımında dikkat edilecekler
Mali belgeler kişisel ve ticari veri içerir. Büyük dosyaların herkese açık bağlantılarla paylaşılmaması, ofis bilgisayarlarında güncel şifreler kullanılması ve ayrılan çalışanın e-posta erişiminin aynı gün kapatılması, alınması gereken en temel önlemlerdir. Sitedeki iletişim formunun yanında bir aydınlatma metni bulunmalıdır.
Sık sorulan sorular
Alan adı ve e-posta ayrı ayrı mı alınır?
Alan adı bir kez alınır; site de e-posta adresleri de aynı adı kullanır. Ofisinize uygun adın boşta olup olmadığına alan adı sorgulama sayfasından bakabilirsiniz.
Eski e-postalarım yeni adrese taşınabilir mi?
Evet. Mevcut yazışmalar yeni adrese aktarılabilir; geçiş sırasında eski adrese gelen iletiler de yeni adrese yönlendirilir.
Ofisinizin sitesi için web tasarım, e-posta adresleriniz için kurumsal e-posta sayfalarımıza bakabilirsiniz.