Okul web sitesi, velinin kurumu tanıdığı ve ön kayıt için ilk adımı attığı yerdir. Bir özel okul, etüt merkezi ya da kurs için kayıt dönemi yılın en yoğun haftalarıdır ve o haftalarda telefonla gelen her soruya aynı ayrıntıyla yanıt vermek mümkün olmaz. İyi hazırlanmış bir site, velinin sorularının çoğunu görüşmeden önce yanıtlar; ön kayıt formu ise ilgilenen her veliyi kayda geçirir.
Veli sitede neye bakar?
Veli okul seçerken birkaç kurumu yan yana koyar ve her birinin sitesinde aynı şeyleri arar:
- Okulun yeri ve servis güzergâhları
- Hangi kademelerde eğitim verildiği, sınıf mevcutları
- Günlük program: giriş çıkış saatleri, etüt, yemek
- Yabancı dil, spor ve sanat çalışmaları
- Binanın, sınıfların ve bahçenin fotoğrafları
- Öğretmen kadrosu
- Kayıt koşulları ve görüşme için kime ulaşılacağı
Bu bilgilerin sitede açıkça bulunması, okulu ziyarete gelen velinin hazırlıklı gelmesini sağlar. Görüşme, sitede yazanları tekrar etmekle değil, velinin kendi çocuğuna özgü sorularıyla geçer.
Ön kayıt formu
Ön kayıt formu kısa olmalıdır. Öğrencinin adı, sınıfı, velinin adı ve telefonu ilk adım için yeterlidir. Ayrıntılı bilgiler ve belgeler yüz yüze görüşmede alınır. Formu dolduran veliye “başvurunuz alındı, şu gün içinde aranacaksınız” bilgisinin gösterilmesi, velinin aynı gün başka bir kuruma yönelmesini önler.
Ön kayıttan kesin kayda
Kayıt döneminde asıl iş, formu dolduran velilerin takibidir. Her başvurunun bir durumu olur:
- Başvuru alındı
- Veli arandı, görüşme günü verildi
- Görüşme yapıldı
- Kayıt kesinleşti ya da veli vazgeçti
Bu durumlar bir listede tutulduğunda kimin arandığı, kimin görüşmeye gelmediği ve kimin karar aşamasında beklediği görülür. Kâğıtta tutulan listede en sık yaşanan şey, bir velinin iki kez aranması ve bir başkasının hiç aranmamasıdır. Kayıt takibinde başvurunun hangi görevli tarafından izlendiği de yazılırsa, o görevli izinli olduğunda iş yarım kalmaz.
Duyurular ve takvim
Yıl içinde velinin siteye dönme nedeni duyurulardır: veli toplantısı, sınav takvimi, tatil günleri, etkinlikler. Duyuruların tarih sırasıyla ve güncel hâliyle sitede durması, aynı bilginin onlarca veliye ayrı ayrı iletilmesi gereğini azaltır. Yemek listesi ve servis saatleri gibi düzenli değişen bilgilerin okul personeli tarafından birkaç dakikada güncellenebilmesi gerekir.
Kurslar için farklı olan ne?
Dil kursu, sürücü kursu, müzik ya da yazılım kursu gibi kurumlarda kayıt yıl boyunca sürer ve ziyaretçi belirli bir programı arar. Bu yüzden her kurs programının ayrı sayfası olmalıdır: kimler için uygun olduğu, kaç hafta sürdüğü, haftada kaç saat olduğu, yeni dönemin ne zaman başlayacağı. Başlangıç tarihi yaklaşan grupların anasayfada görünmesi, kararsız ziyaretçiye bir tarih verir.
Öğrenci bilgileri ve fotoğraflar
Okul sitelerinde en çok özen gerektiren konu çocuklara ait bilgilerdir. Ön kayıt formunun yanında, bilgilerin hangi amaçla alındığını anlatan bir aydınlatma metni bulunmalıdır. Öğrenci fotoğraflarının sitede ve sosyal medyada kullanılması için veliden yazılı izin alınması gerekir. İzin vermeyen velilerin çocuklarının görüntülerinin yayınlanmaması için fotoğrafları siteye ekleyen kişinin bu listeyi bilmesi önemlidir.
Sitenin telefonda kullanımı
Veliler siteye çoğunlukla telefondan girer. Telefon numarasına dokununca aramanın başlaması, adresin haritada açılması ve ön kayıt formunun telefonda rahat doldurulması gerekir. Küçük yazılar ve yan yana sıkışmış menüler, velinin aradığını bulmadan çıkmasına neden olur.
Sık sorulan sorular
Ücret bilgisi sitede yer almalı mı?
Bu kurumun tercihine bağlıdır. Ücret yazmıyorsanız neleri kapsadığını ve bilgi almak için kime ulaşılacağını açıkça belirtin.
Veliler için ayrı bir giriş gerekir mi?
Not, devamsızlık ve ödeme bilgisi gibi kişiye özel bilgiler paylaşılacaksa evet. Genel duyurular için giriş gerekmez.
Mobil uygulama gerekli mi?
Öğrenci sayısı yüksek kurumlarda veliye bildirim gönderebilmek için mobil uygulama anlamlı olabilir. Çoğu kurum için telefona uyumlu bir site yeterlidir.
Kurumunuza özel site için web tasarım, kayıt takibi için yazılım ve entegrasyon sayfalarımıza bakabilirsiniz.