İş takip yazılımı, teknik servise gelen her cihazın kabulünden teslimine kadar geçtiği aşamaları kayda geçirir. Beyaz eşya, kombi, bilgisayar ya da telefon servisi fark etmez; sorulan sorular aynıdır: Cihaz kimin? Arızası ne? Şu an hangi aşamada? Ne zaman teslim edilecek? Bu soruların yanıtı bir kâğıt fişte ve ustanın hafızasında duruyorsa, müşteri aradığında yanıt vermek için atölyeye inip cihazı aramak gerekir.
Bir cihazın servisteki yolu
- Kabul: Müşterinin adı ve telefonu, cihazın markası, modeli, seri numarası ve müşterinin anlattığı arıza kaydedilir. Cihazla birlikte bırakılan aksesuarlar ve gözle görülen hasarlar not edilir.
- Arıza tespiti: Teknisyen cihazı inceler, yapılacak işlemi ve gereken parçayı yazar.
- Fiyat onayı: Müşteriye tutar bildirilir; onay vermeden işleme başlanmaz.
- Onarım: Değişen parçalar ve yapılan işlemler kaydedilir.
- Teslim: Cihaz teslim edilir, ödeme alınır, garanti süresi başlar.
Her aşamada kaydın durumu değişir. Müşteri aradığında ekrana adını ya da fiş numarasını yazmak, cihazın nerede olduğunu söylemek için yeterlidir.
Kabul kaydı neden bu kadar önemli?
Teknik serviste anlaşmazlıkların çoğu teslim sırasında çıkar: “Getirdiğimde bu çizik yoktu”, “şarj aleti de vardı”. Kabulde cihazın durumunun yazılması ve birkaç fotoğrafının eklenmesi bu tartışmaları baştan kapatır. Müşteriye verilen servis fişinde aynı bilgilerin yer alması, iki tarafın da elinde aynı kaydın bulunmasını sağlar.
Bekleyen işleri görmek
Bir serviste en çok zaman, bekleyen işlerin arasında kaybolur. Parça bekleyen cihazlar, müşteri onayı bekleyen cihazlar ve onarımı bitmiş ama teslim alınmamış cihazlar ayrı listelerde görünmelidir. Sabah ekranı açan usta, o gün hangi cihazlara bakacağını ve hangi müşterinin aranması gerektiğini tek bakışta görür. Üç gündür onay bekleyen bir cihaz listede kırmızıya döndüğünde kimsenin hatırlamasına gerek kalmaz.
Müşteriyi bilgilendirmek
Müşterinin servisi aramasının nedeni çoğu zaman tektir: cihazının durumunu öğrenmek. Cihaz kabul edildiğinde, fiyat belli olduğunda ve onarım bittiğinde müşteriye kısa bir bilgi mesajı gitmesi, gün içindeki telefonların büyük bölümünü ortadan kaldırır. Müşterinin fiş numarasıyla sitenizden durum sorgulayabilmesi de aynı işi görür.
Yedek parça ve stok
Sık kullanılan parçaların stokta bulunması onarım süresini kısaltır. Yazılım, onarımda kullanılan parçayı stoktan düşer; hangi parçanın ne sıklıkla kullanıldığı zamanla ortaya çıkar. Azalan parça için uyarı gelmesi, cihaz açıldıktan sonra “parça yokmuş” denmesini önler.
Garanti ve geçmiş
Aynı cihaz iki ay sonra yeniden geldiğinde ilk soru şudur: önceki onarımla ilgili mi? Cihazın seri numarasıyla geçmiş kayıtlar açıldığında daha önce hangi parçanın değiştiği, hangi tarihte teslim edildiği ve garanti süresinin dolup dolmadığı görülür. Bu bilgi hem müşteriye doğru yanıt vermenizi hem de tekrarlayan arızaların nedenini bulmanızı sağlar.
Yerinde servis veren işletmeler
Kombi, klima ya da beyaz eşya gibi adreste yapılan servislerde iş, cihazın değil teknisyenin hareketiyle ilerler. Çağrı kaydı alınır, bir teknisyene atanır, teknisyen adresi ve arıza tarifini telefonundan görür. İş bittiğinde yapılan işlemi ve alınan ücreti yerinde kaydeder. Ofis, gün içinde hangi teknisyenin hangi adreste olduğunu ve kaç işin bittiğini bilir.
Yazılım seçerken sorulacak sorular
- Servis fişi kendi firma bilgilerimle yazdırılabiliyor mu?
- Müşteriye durum bilgisi gönderilebiliyor mu?
- Teknisyen bazında yapılan iş sayısı görülebiliyor mu?
- Cihazın geçmiş kayıtlarına seri numarasıyla ulaşılabiliyor mu?
- Telefondan kullanılabiliyor mu?
Sık sorulan sorular
Tek kişilik bir servis için gerekli mi?
Aynı anda on cihazdan fazlası bekliyorsa evet. Kayıt tutmak, tek başına çalışan ustanın telefona bakmak için işi bırakma sayısını azaltır.
Eski kâğıt fişleri sisteme aktarmak gerekir mi?
Hayır. Yeni gelen cihazlarla başlamak yeterlidir; garanti süresi devam eden eski işler gerektikçe eklenebilir.
Servisinizin işleyişine göre hazırlanacak bir takip sistemi için sektörel çözümler sayfamıza bakabilirsiniz.