Stok ve sipariş takibi, bir toptancının elinde hangi üründen ne kadar bulunduğunu, hangi müşterinin ne sipariş ettiğini ve kimin ne kadar borcu olduğunu kayıt altında tutmasıdır. Bu kayıt çoğu işletmede bir defterde, birkaç Excel dosyasında ve telefondaki mesajlarda dağınık durur. İş hacmi küçükken bu düzen yürür; müşteri ve ürün sayısı arttığında aynı bilgi üç ayrı yerde üç ayrı rakam olarak görünmeye başlar.
Geçiş zamanının geldiğini gösteren işaretler
- Müşteriye “var” dediğiniz ürünün depoda olmadığı ortaya çıkıyor.
- Aynı siparişi iki kişi ayrı ayrı hazırlıyor ya da hiç kimse hazırlamıyor.
- Bir müşterinin güncel borcunu öğrenmek için defterin sayfalarını toplamanız gerekiyor.
- Hangi ürünün çok sattığını, hangisinin rafta beklediğini tahminle söylüyorsunuz.
- Deftere yalnızca bir kişi hâkim ve o kişi izne çıktığında işler yavaşlıyor.
Bu maddelerden ikisi size tanıdık geliyorsa, deftere harcadığınız zaman bir yazılımın getireceği düzenden daha pahalıya gelmeye başlamıştır.
Yazılımda bir sipariş nasıl ilerler?
- Sipariş girilir. Müşteri, ürünler ve miktarlar seçilir. O anki stok ekranda görünür; olmayan ürün için söz verilmez.
- Depoya düşer. Hazırlanacak siparişler sırayla listelenir; depo çalışanı neyi, kaç adet toplayacağını görür.
- Sevk edilir. Sipariş çıkınca stoktan kendiliğinden düşer, irsaliye hazırlanır.
- Cari hesaba işlenir. Tutar müşterinin hesabına borç olarak yazılır; ödeme geldiğinde kapatılır.
Aynı bilgi bir kez girilir ve dört işi birden görür. Defterde bu dört adımın her biri ayrı bir yazma işidir; hata da bu yazmaların arasında oluşur.
Geçişten önce hangi bilgileri hazırlamalısınız?
Yazılımın ilk günden işe yaraması, içine girilen bilginin doğruluğuna bağlıdır. Şu üç listeyi önceden hazırlamak geçişi kısaltır:
- Ürün listesi: Ürün adı, birimi (adet, koli, kilo), alış ve satış fiyatı. Aynı ürünün iki farklı adla yazılmadığından emin olun.
- Müşteri listesi: Unvan, vergi bilgisi, telefon, adres ve güncel bakiye.
- Güncel stok: Geçişten hemen önce yapılmış bir sayım.
Sayım yapılmadan girilen stok rakamı, yazılımı ilk haftada güvenilmez hâle getirir. Bir hafta sonu depoyu sayıp temiz bir rakamla başlamak, sonradan aylarca düzeltme yapmaktan kolaydır.
Koli, adet ve fiyat listeleri
Toptancının işi perakendeden iki noktada ayrılır. İlki birimdir: ürün koliyle alınır, adetle ya da koliyle satılır; yazılımın bir koli içinde kaç adet olduğunu bilmesi gerekir. İkincisi fiyattır: aynı ürün farklı müşteriye farklı fiyattan verilir. Müşteriye özel fiyat ya da iskonto tanımlanabiliyorsa siparişi giren kişi fiyatı hatırlamak zorunda kalmaz.
Hazır program mı, işletmeye özel yazılım mı?
Hazır programlar genel ihtiyaca göre yazılmıştır; hızlı başlanır, ancak sizin çalışma biçiminize uymayan yerlerde işi programa uydurmanız gerekir. İşletmeye özel yazılım, sipariş alma biçiminizden iskonto düzeninize kadar sizin kurallarınıza göre hazırlanır. Karar verirken şu soruyu sorun: işinizi diğer toptancılardan ayıran bir çalışma biçiminiz var mı? Varsa ve hazır programda karşılığı yoksa, her gün elle yapacağınız o iş yıllar içinde özel yazılımın maliyetini aşar.
Sahadaki satış temsilcisi
Müşteriyi yerinde ziyaret eden satış temsilcisi, siparişi telefonundan girebiliyorsa depo siparişi temsilci dükkândan çıkmadan görür. Temsilci aynı ekranda müşterinin bakiyesini ve o anki stoğu da görür; olmayan ürünü satmaz, borcu birikmiş müşteriye yeni mal vermeden önce durumu bilir.
Geçişi yumuşatmanın yolu
Defteri bir günde bırakmak gerekmez. İlk iki hafta siparişleri hem deftere hem yazılıma işleyin; rakamlar tutuyorsa defteri kapatın. Bu süre, çalışanların ekrana alışması ve eksik tanımlanmış ürünlerin ortaya çıkması için yeterlidir.
Sık sorulan sorular
Excel yetmez mi?
Tek kişi kullanıyorsa bir yere kadar yeter. İki kişi aynı dosyayı aynı anda açtığında ya da dosyanın farklı kopyaları dolaşmaya başladığında hangisinin güncel olduğu bilinmez.
Muhasebe programımla birlikte çalışır mı?
Kullandığınız muhasebe programı dışarıdan veri alabiliyorsa siparişler ve faturalar oraya aktarılabilir. Bu, geçişten önce netleştirilmesi gereken bir konudur.
İşleyişinize göre hazırlanacak bir stok ve sipariş takibi için yazılım ve entegrasyon sayfamıza bakabilirsiniz.