Stok takip yazılımı, depoya giren ve depodan çıkan her malzemenin kaydını tutar; elinizde neyin, nerede, ne kadar bulunduğunu gösterir. Bir üretim atölyesinde stok yalnızca satılacak ürün değildir: ham madde, yarı mamul ve bitmiş ürün ayrı ayrı izlenir. Biri eksik kaldığında üretim durur, fazla alındığında para rafta bekler.

Üç ayrı stok, tek kayıt

  • Ham madde: Satın aldığınız ve üretimde kullanacağınız malzeme. Sac, kumaş, kereste, boya, vida.
  • Yarı mamul: Üretimin bir aşamasından geçmiş, henüz bitmemiş parça. Kesilmiş ama dikilmemiş kumaş, boyanmamış gövde.
  • Mamul: Satışa ya da sevke hazır ürün.

Defterle tutulan stokta bu üçü çoğu zaman birbirine karışır. Yazılım, bir ürün üretildiğinde içine giren ham maddeyi stoktan düşer ve bitmiş ürünü stoka ekler; iki hareketi ayrı ayrı yazmanız gerekmez.

Ürün reçetesi ne işe yarar?

Reçete, bir ürünün üretimi için hangi malzemeden ne kadar gerektiğinin listesidir. Bir masa için şu kadar kereste, şu kadar vida, şu kadar vernik. Reçete tanımlandığında iki soru kendiliğinden yanıtlanır: Elimdeki malzemeyle kaç adet üretebilirim? Yüz adetlik bir sipariş için neyi, ne kadar almam gerekir? Bu hesabı her siparişte elle yapmak hem zaman alır hem de bir kalem unutulduğunda üretimi ortasında durdurur.

Depoda malzemeyi bulmak

Stokta “var” görünen malzemenin depoda bulunamaması, olmamasından farksızdır. Raf ve bölüm adreslemesi bu sorunu çözer: her rafa bir kod verilir, malzeme hangi rafa konduysa o kodla kaydedilir. Yeni başlayan bir çalışan bile ekrandaki adrese bakarak aradığını bulur. Barkod ya da karekod etiketi kullanıldığında giriş ve çıkış, el terminali ya da telefon kamerasıyla okutularak yapılır; ürün kodunu elle yazmaktan doğan hatalar ortadan kalkar.

En az stok seviyesi

Her malzeme için bir alt sınır belirlenir. Stok bu sınırın altına indiğinde yazılım uyarır. Sınırı belirlerken iki şeye bakılır: malzemeyi günde ne kadar kullandığınız ve tedarikçinin kaç günde getirdiği. Tedariki uzun süren malzemede sınır yüksek tutulur. Bu uyarı, “bitmiş” haberinin üretim sırasında değil, sipariş vermek için hâlâ zaman varken gelmesini sağlar.

Sayım neden hâlâ gerekli?

Hiçbir yazılım depoda olanı kendi başına bilemez; yalnızca girilen hareketleri toplar. Fire, kırılma, yanlış sayılan teslimat ve kaydı unutulan çıkışlar zamanla ekrandaki rakam ile raftaki miktar arasında fark oluşturur. Düzenli sayım bu farkı kapatır. Deponun tamamını yılda bir saymak yerine her hafta birkaç rafı saymak, işi durdurmadan stoğu doğru tutmanın pratik yoludur.

Hangi raporlar işinize yarar?

  • Stok durumu: Hangi malzemeden ne kadar var, parasal karşılığı ne.
  • Hareket dökümü: Bir malzeme ne zaman girdi, ne zaman, hangi iş için çıktı.
  • Hareketsiz stok: Aylardır dokunulmayan malzeme; rafta bekleyen para.
  • Tüketim: Belirli bir dönemde hangi malzemeden ne kadar harcandı.
  • Kritik seviye: Alt sınırın altına inmiş malzemeler.

Geçişte sık yapılan hatalar

  1. Sayım yapmadan başlamak. Tahmini rakamlarla açılan stok, ilk haftadan itibaren yanlış gösterir.
  2. Aynı malzemeyi iki adla tanımlamak. “8 mm vida” ile “vida 8’lik” iki ayrı kalem olur, stok ikiye bölünür.
  3. Birimi karıştırmak. Metreyle alınan malzemenin adetle düşülmesi rakamları anlamsız kılar.
  4. Çıkışı sonradan yazmak. “Akşam girerim” denen hareket unutulur. Çıkış, malzeme raftan alınırken kaydedilmelidir.

Sık sorulan sorular

Küçük bir atölye için fazla mı?

Kalem sayısı azsa sade bir stok listesi yeterlidir. Malzeme çeşidi arttığında, siparişe göre üretim yapıldığında ya da depoya birden fazla kişi girip çıktığında yazılım gerekli hâle gelir.

Birden fazla depo izlenebilir mi?

Evet. Her depo ayrı tanımlanır; depolar arası aktarma kaydedilir ve toplam stok tek ekranda görülür.

Atölyenizin ya da deponuzun düzenine göre hazırlanacak bir stok takibi için yazılım ve entegrasyon ve sektörel çözümler sayfalarımıza bakabilirsiniz.